В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного - указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
- сначала указывает свою должность (от границы левого поля),
- ставит личный росчерк,
- затем - его расшифровку в виде инициалов и фамилии.
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) - см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации - см. Пример 2.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
А если подписант временно отсутствует?
Вот что говорят методические документы относительно нашей темы - подписания документов в отсутствие должностного лица:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
Варианты оформления замещения руководителя
Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.
От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.
При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, - и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.
Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы , а также доверенность , выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.
На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение , и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность .
С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.
Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения - это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.
При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».
Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:
- в трудовом договоре либо ином письменном соглашении между работником и работодателем отражается состав обязанностей и прав сотрудника. Если он будет плохо их выполнять, то появляется основание для его ответственности за это. Часто в трудовом договоре не перечисляют детально все обязанности и полномочия, а ссылаются на должностную инструкцию. Документы, регулирующие трудовые отношения (между работником и работодателем), потребуется оформить для штатного замещения и временного перевода;
- приказ:
- оформляет делегирование конкретных полномочий / обязанностей конкретному лицу на определенное время и на определенных условиях;
- это внутренний документ, который извещает сотрудников родной организации о том, что произошла замена.
- доверенность нужна для официального информирования сторонних для организации лиц о составе и сроке полномочий дублера. Если ему предстоит такое взаимодействие (подписывать договоры и другие документы для направления во внешнюю среду, представлять организацию в отношениях с налоговыми и судебными органами и т.п.), то доверенность обязательна! Без нее сторонние лица будут считать дублера не уполномоченным представлять интересы организации.
При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при оформлении договоров).
Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.
Нюансы оформления замещения - это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:
- выяснить точно, какой способ замещения выбран;
- раздобыть копию приказа;
- если у дублера есть доверенность, то взять и ее копию.
Тогда вы сможете:
- понять, какие документы имеет право подписывать дублер, а какие станут дожидаться отсутствующего директора. Любой здравомыслящий заместитель сам тщательно следит за тем, чтобы не подписать ничего лишнего, но и он может «проглядеть» что-то важное;
- правильно оформить его подпись на документе;
- подтвердить его полномочия для всех заинтересованных лиц.
Так как же оформить подпись?..
Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.
Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Свернуть Показать
Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности руководителя - это временное совмещение .
Пример 5
Свернуть Показать
Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):
Пример 6
Свернуть Показать
В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.
Если замещение было осуществлено путем временного перевода , то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим образом:
Пример 7
Свернуть Показать
При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его обычная должность:
Пример 8
Свернуть Показать
Пример 9
Свернуть Показать
Обратите внимание: в Примерах 1-9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.
Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.
...и гриф утверждения?
Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают только действительно неотложные проекты документов.
Можно ли использовать факсимиле?
Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не воспользоваться?
Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да - факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение - в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.
В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или уполномоченного должностного лица).
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Если подписант указывается в тексте документа
Будьте внимательны - есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.
Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):
Пример 12
Свернуть Показать
Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать аналогичные договоры.
Когда нет возможности перепечатать проект документа
Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вписывать рядом новые?
Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.
Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа - см. «!» в Примере 13, в данном случае приложение копии доверенности к договору обязательно):
Пример 13
Свернуть Показать
Если должность руководителя вакантна
Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?
Свернуть Показать
Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.
Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.
Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.
Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова - «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.
Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение - должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям . Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.
Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об обратном переводе его на прежнюю должность.
Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.
Подробнее о проверке контрагентов при помощи поисковой системы на официальном сайте ФНС России читайте в статье «
Инструкция
Если речь идет об отсутствии работника в течение длительного времени, широко применяется привлечение работника на основании срочного трудового договора. Документы оформляются те же, что и при обычном приеме на работу, однако в специально оговаривается условие, что работник принимается на работу до выхода на работу временно выбывшего сотрудника ( 59 ТК РФ).
Когда на место временно выбывшего, привлекается штатный сотрудник, то к приказу должно прилагаться соглашение работодателя и работника о временном переводе. Согласие работника на временный перевод не требуется только в случае, если перевод оформляется на срок менее 1 месяца (статья 72.2 ТК РФ).
Если на штатного сотрудника, продолжающего выполнять свою трудовую функцию, дополнительно возлагаются обязанности по выполнению трудовой функции, временно отсутствующего сотрудника, то об этом оформляется приказ, форма, которого законодательством не регламентирована. Однако в таком приказе должны быть отражены фамилия, имя, отчество отсутствующего работника, его должность, а также размер доплаты за выполнение дополнительных трудовых обязанностей. Сумма доплаты устанавливается по согласованию работодателя и работника.В отношении работников, занимающих рядовые должности, используется формулировка: "Возложить на (наименование должность, фамилия, имя отчество) исполнение обязанностей (наименование должности) на время отсутствия (отпуск, командировка и др.) (фамилия, имя, отчество отсутствующего работника)". Данное распоряжение может содержаться и непосредственно в приказе об отпуске или командировке; в этом случае оба работника должны быть ознакомлены с таким приказом, копия приказа помещается в личное дело выбывающего сотрудника, а выписка из приказа – в личное дело сотрудника, который будет выполнять его функцию на время отсутствия.В отношении руководящих работников формулировка несколько другая: "Назначить (наименование должность, фамилия, имя отчество) временно исполняющим обязанности (наименование должности)". В приказе указывается причина временного выбытия работника и оговаривается размер доплаты вне зависимости от того, является ли работник заместителем руководителя по штату.
Назначение исполняющим обязанности сотрудника на вакантную должность не допускается, в этом случае должен оформляться либо временный перевод – на время поиска подходящего сотрудника для работы на постоянной основе, либо постоянный перевод с внесением соответствующих изменений в трудовой договор. Нужно иметь в виду, что в случае временного перевода работник может претендовать на то, чтобы занять должность на постоянной основе.
В соответствии со Статьей 72.2 ч.1 ТК РФ за временно отсутствующим сотрудником сохраняется рабочее место и на его должность можно назначить или принять исполняющего обязанности. Исполнение обязанностей оформляется в регламенте Статьи 59 ТК РФ в форме срочных трудовых отношений или в соответствии со Статьей 60 ТК РФ в форме временного возложения дополнительных обязанностей на другого сотрудника. Эти статьи не распространяются на замещение вакантной должности, которую занимают в выборном порядке, например на генерального директора предприятия и других не менее ответственных лиц. Это регламентировано изменениями в разъяснениях Письма Госкомтруда от 11 марта 2003 года.
Вам понадобится
- -заявление
- -срочный трудовой договор
- -приказ
- -письменное согласие
- -приказ
- -трудовой договор с указанием порядка исполнения обязанностей во время отсутствия
- -приказ
- -доверенность
Инструкция
Для оформления исполнения обязанностей в форме срочных трудовых отношений, происходит обычным способом по договору. От соискателя должно быть получено заявление о приеме на временную работу, трудовая , документы об образовании и другие, которые требуются с учетом специфики работы.
Составляется срочный трудовой договор с указанием всех условий труда, оплаты и периода трудовых отношений. Договор подписывается и работодателем, выпускается приказ об оформлении временных трудовых отношений, делается запись в трудовую книжку и личную карточку. Принятого сотрудника знакомят с должностными обязанностями, и он приступает к временному замещению отсутствующего по уважительной причине сотрудника.
Если обязанностей оформляется в соответствии со Статьей 60 ТК РФ и на сотрудника, работающего по трудовому договору на другой должности, возлагаются обязанности временно отсутствующего сотрудника, это производится как дополнительные функции.
Данное оформление может производиться только с письменного согласия самого сотрудника, оформления приказа с указанием на дополнительные обязанности, периода их исполнения и формы оплаты за дополнительную работу.
У всех руководителей высшего звена в трудовом договоре должен быть пункт о замещение их в период отсутствия и указан заместитель. На некоторых предприятиях в договоре указывают двух или трех заместителей на время отсутствия ответственных руководителей.
У всех заместителей в трудовом договоре должен присутствовать пункт об исполнение обязанностей в период отсутствия руководителя и условия оплаты труда на время замещения.
Дополнительно это указывается во внутренних нормативных актах предприятия. Если все оформлено надлежащим образом, то ни приказа, ни генеральной доверенности, на время отсутствия руководства не потребуется.
Если в трудовом договоре и во внутренних правовых актах порядок замещения высшего руководящего звена не оформлен, то на время отсутствия назначается исполняющий обязанности. Выпускается приказ о замещении, в нем указывается период исполнения обязанностей, порядок оплаты.
Дополнительно потребуется оформить доверенность в регламенте Статьи 185 ГК РФ. Она потребуется для подписания важных бумаг и возможных правовых отношений с третьими лицами, например во время важных переговоров при заключении контракта.
Исполняющий обязанности назначается в случаях, когда основной сотрудник отсутствует по уважительным причинам. Данное действие регулируется статьей 74 ТК РФ и может быть произведено путем временного перевода на другую должность или без отрыва от основной деятельности, а также оформлением срочных трудовых отношений с лицом со стороны. В зависимости от конкретной ситуации замещение оформляется документально.
Вам понадобится
- -письменное согласие сотрудника
- -приказ
- -заявление (при приеме постороннего лица)
- -срочный договор
- -приказ
Инструкция
При переводе на должность для исполнения обязанностей, необходимо получить его письменное согласие. Согласие не требуется, если замещение вызвано особыми причинами и производственной необходимостью, но только в тех случаях, если должность оплачивается одинаково с предыдущей и условия труда не стали хуже.
Также предусмотрено исполнение обязанностей без отрыва от основной должности. В этом случае работодатель выпускает приказ и указывает в нем все условия исполнения обязанностей, сроки и сумму доплаты за совмещение. В случаях совмещения, письменное согласие сотрудника является обязательным условием независимо от производственной необходимости.
Если, для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника, берут лицо со стороны, оформляется обычное трудоустройство по срочному договору с указанием начала трудовых отношений и их завершения.
От соискателя должно поступить заявление о приеме на временную работу. Также потребуется трудовая книжка, документы об образовании, ИНН, страховое пенсионное свидетельство и другие документы, в зависимости от специфики работы.
Работодатель выпускает приказ о приеме на временную работу с указанием всех условий приема.
Назначать исполнение обязанностей на вакантную, выборную, конкурсную должности нельзя. При оформлении трудовых отношений с данными сотрудниками должен быть пункт о порядке их замещения с указанием нескольких заместителей, как и у заместителей, запись в трудовом договоре о порядке исполнения обязанностей и условий работы во время замещения.
Видео по теме
Источники:
- назначить исполняющим обязанности
Споры вокруг понятий ИО и ВРИО и их использования в трудовых отношениях не утихают уже много лет. Одна из причин возникновения вопросов кроется в законодательном признании должности «исполняющий обязанности» для государственных служащих, ведь мы, регулярно читая документы, видим упоминание там должности чиновника как «исполняющего обязанности», например, министра или руководителя Управления ФНС России. При этом в трудовом законодательстве или классификаторе должностей таких ставок не предусмотрено. В вопросах правового статуса, назначение и, самое главное, оплаты разобралась Антонина Фролова.
Еще недавно специалисты Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты (выделенного из Минздравсоцразвития Указом Президента РФ от 21.05.2012 г. № 636) признавались, что, во-первых, не всем явлениям, возникающим в сфере трудовых отношений, даны четкие определения в ТК. И многие понятия из тех, что прописаны, зачастую вызывают неоднозначное толкование. А, во-вторых, имеется некоторая разрозненность норм, регулирующих одно и то же явление. Ну и, в-третьих, не все законодательные нормы ТК можно легко исполнить, так как не для всех прописан механизм реализации.
В полной мере эти слова о трудностях относятся и к нашему спору об ИО и ВРИО.
С одной стороны, согласно статье 57 ТК РФ существенным условием трудового договора является указание трудовой функции, то есть должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. При этом, как мы понимаем, ни в одном штатном расписании или квалификационном справочнике наименование ИО найти не удастся.
Во всем Трудовом Кодексе упоминание об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы содержится только в статье 60.2 ТК, а статья 151 декларирует оплату такого труда.
При этом в жизни часто получается так, что должность есть, а специалист для нее по каким-либо причинам отсутствует. Заткнуть «кадровую дыру» можно с помощью своих же сотрудников или «варягов» со стороны. С точки зрения юристов, ВРИО - это форма временного возложения обязанностей другого работника, с отрывом или совмещением с исполнением собственных трудовых функций. При этом денежное вознаграждение гарантируется не всегда. После выхода специалиста трудоголик возвращается на свое прежнее место. А ИО – это форма работы, при которой сотрудник исполняет обязанности до назначения нового лица на вакантное место.
Вершки и корешки
Конституция РФ дает каждому гражданину право свободно распоряжаться своими способностями к труду и выбирать род деятельности и профессию (ст. 37, ч. 1). Запрет принудительного труда (ст. 37, ч. 2) гарантирует и статья 60.2 Трудового кодекса, согласно которой дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, за редким списком исключений в виде чрезвычайных происшествий.
Итак, работник согласен на ВРИО. Какие документы надо оформить? Нужно ли делать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Все зависит от того, каким образом будут выполняться трудовые функции отсутствующего работника. Если применяется полное освобождение от собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если работник наряду со своими трудовыми функциями исполняет и «чужие», то здесь вариантов больше: или работа в течение установленной продолжительности рабочего дня – совмещение должностей и расширение зон обслуживания, увеличения объема работ, или работа в свободное от основной занятости время – совместительство, со всеми требованиями и гарантиями согласно статьям 282–288 ТК РФ, сюда же относится работа по договору подряда.
Для совместительства требуется заключить отдельный рабочий контракт, в котором нужно указать факт занятости по совместительству, время и оплату. По желанию сотрудника сведения об этом договоре можно внести в трудовую книжку.
А для совмещения, расширения и перевода необходимо сделать дополнительные соглашения к трудовым контрактам, содержащие описание новой работы, сроки и оплату.
Для определения размера доплаты до сих пор используется Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 (ред. от 11.12.1986 г., с изм. от 11.03.2003 г.) «О порядке оплаты временного заместительства». Согласно пункту 1, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом и окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Революционное решение было принято 11 марта 2003 года в КС РФ, когда Определением № КАС 03-25 было отменено ограничение в оплате труда специалистов, замещающих отсутствующего руководителя, так как оно противоречит ТК РФ.
Учитывая давность документа, советую пользоваться статьей 151 ТК, которая предлагает обеим сторонам самим договориться о размере доплаты.
Сотрудник или работодатель имеют право досрочно прекратить выполнение дополнительной работы, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК).
На практике распоряжение о возложении обязанностей на время отсутствия специалиста включается в приказ, по которому и разрешается это отсутствие, как, например, отпуск или командировка, но, естественно, за исключением временной нетрудоспособности или по невыясненным причинам. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника. Обратите внимание, со специалистом, выполняющим обязанности отсутствующего материально ответственного лица, на время замещения необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
Пример
О совмещении должностей
Приказываю:1. Поручить на срок с 01.04.2014 г. по 12.04.2014 г. бухгалтеру по ТМЦ Борисовой Н.И. в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу по должности «бухгалтер по ОС» в порядке совмещения должностей.
2. В период совмещения должностей с 01.04.2014 г. По 12.04.2014 г. выплачивать Борисовой Н.И. ежемесячную надбавку (доплату) за совмещение должностей в размере 30%.
Основание: Соглашение № __ к ТД о совмещении должностей от 31.03.2014 г.
Генеральный директор Мельников Н.М.
У сотрудников кадровой службы иногда возникает вопрос – необходимо ли вносить в трудовую книжку работника сведения о том, что он принят на должность специалиста, находящегося в отпуске? Чиновники из Федеральной службы по труду и занятости в письме от 6 апреля 2010 года № 937-6-1 разъяснили, что срок трудового соглашения определяется при его заключении и указывается в контракте, а в трудовой книжке запись о сроке договора не производится. Обратите внимание, в случае если речь идет о руководителе, если исполнение этих обязанностей предусмотрено в должностной инструкции другого работника (например, заместителя), то заключать дополнительное соглашение так же не требуется.
Разные сроки
Сроки работы ВРИО устанавливаются работодателем с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 60.2 ТК). То есть дополнительная работа может выполняться до той поры, пока не исчезнет необходимость или самого трудоголика не «оттащат» родственники для сохранения его же здоровья.
Однако для ВРИО перевод имеет ограничение по сроку: до одного года – в общем случае, до выхода на работу замещаемого работника – в случае, если за последним на время отсутствия в соответствии с законом сохраняется место.
В последнем варианте возможны некоторые трения вплоть до судебных претензий. Поскольку период отсутствия нужного специалиста не должен нарушать нормальную деятельность организации, латается «кадровая дыра», а возвращение работника через несколько месяцев, а, возможно, и лет, создает кадровую проблему, разрешение которой требует не ума и сообразительности, а проявления мудрой дальновидности руководителя для бесперебойной и бесконфликтной работы.
Если с сотрудником был заключен срочный договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, то он прекращается с выходом этого специалиста (ст. 79 ТК). Причем, это может произойти как через три года, например, по окончании отпуска по уходу за ребенком, так и в любой день, когда коллега решит прервать свое отсутствие.
Шапка Мономаха
Все начальники, от маленьких до больших, – тоже люди, они уходят в отпуска, отправляются в командировки, болеют, а иногда даже рожают детей. На них так же, как и на других работников, распространяются гарантии и обязанности, заданные Трудовым кодексом.
Не следует забывать, что ответственности у руководителей больше, и нахождение его на отдыхе не является уважительной причиной для отмены административного штрафа, как это решили судьи в Уфе. Верховный суд Республики Башкортостан 4 апреля 2013 года по делу № 44а-115/13 отказал директору ООО в удовлетворении жалобы на постановление арбитров, указав на несостоятельность довода о том, что на момент поступления запроса должностного лица Государственной жилищной инспекции Республики Башкортостан директор Л. находился в отпуске.
Делегирование части обязанностей руководителя, в том числе и право подписи конкретных документов, должно быть оформлено доверенностью (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Отсутствие этой бумаги может быть причиной отказа принятия судебной жалобы. Например, ФАС Центрального округа 18 сентября 2013 года по делу № А14-16648/2012 постановил вернуть заявителю кассационную жалобу на решение Арбитражного суда Воронежской области от 6 февраля 2013 года и постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 31 мая 2013 года по делу № А14-16648/2012 в связи с отсутствием документа, подтверждающего полномочия лица, подписавшего кассационную жалобу, заверенного надлежащим образом.
Кто сталкивался с аудиторскими проверками, наверняка обратил внимание, что проверяющих интересует, чьи автографы стоят на документах организации в период отсутствия руководителя.
Эта проверка может уберечь компанию от финансовых потерь в судебных спорах о непризнании хозяйственных договоров, подписанных неуполномоченным на это лицом, например, заместителем руководителя, права которого не базируются на учредительном документе и которому не выдана доверенность; или руководителем обособленного подразделения (филиала, представительства) от имени юридического лица без необходимых разрешающих бумаг, закрепленных в положении о подразделении и доверенности, либо с превышением таких прав. Пример соответствующего приказа приведу ниже.
Пример
В связи с уходом в отпуск
Приказываю:1. Возложить временное исполнение обязанностей генерального директора на заместителя генерального директора Пуговкина М.С. С 28.04.2014 г. по 08.05.2014 г. без освобождения от выполнения основной работы.
2. Подготовить и выдать Пуговкину М.С. доверенность на право подписи финансовых документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, на представительство в суде или налоговых органах.
3. Установить Пуговкину М.С. доплату за временное исполнение обязанностей генерального директора в размере 30000 руб. в месяц.
Основание: трудовой договор с Пуговкиным М.С., дополнительное соглашение к ТД.
Генеральный директор Красновский Е.С.
Некоторые юристы предлагают решать вопросы, связанные с назначением «исполняющего обязанности руководителя организации», на уровне учредительных документов во избежание неблагоприятных последствий неконтролируемого исполнения. Что касается подписи, любые контракты и приказы должны визироваться реальным лицом с указанием Ф.И.О., «родной» должности и основанием возникновения полномочий данного лица. Такой совет, увы, только совет, дается в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76) совместно с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Учтите, контрагенты, контролеры и просто работники в наше время юридически грамотны, и поэтому документы с палочками или крючочками, указывающие на то, что кто-то расписался за кого-то, перед подписью придется переделывать.
юрист
Покровская М.М.
,
юрист
[Окончание. Начало см.: «Кадры предприятия» № 11, 2003]
В прошлом номере мы «латали» кадровые «дыры», возникшие в связи с временным отсутствием различных категорий работников. В этом - будем заполнять «бреши», которые образуются в результате незапланированного увольнения управленцев разных уровней.
ЧАСТЬ ВТОРАЯ. ДОЛЖНОСТЬ ВАКАНТНА
Вакансия «Руководитель организации»
Что означает «и.о.» знают даже те, кто не имеет никакого отношения к решению кадровых вопросов и управлению. Все хорошо помнят, как государственными органами и ведомствами в течение длительного времени управляли «исполняющие обязанности». Первыми, о ком вспоминают собственники компаний при решении вопроса о срочном замещении вакантной должности руководителя организации - об «и.о. Генерального прокурора РФ» и «и.о. Центрального банка РФ». Очень часто юристам, перед которыми ставится задача оформления назначения «и.о. генерального директора» на время открытой вакансии, доводится слышать: «Почему Ильюшенко пробыл «и.о.» полтора года, а мы не можем назначить исполняющего обязанности?»
Вспомним, как все было, и проанализируем, может ли эта практика быть распространена на коммерческие организации.
1994 год. В связи с отставкой Генерального прокурора Казанника А.И. Президент РФ своим Указом от 26.02.1994 № 391, руководствуясь подпунктом «е» статьи 83 Конституции РФ представляет Совету Федерации в качестве кандидата для назначения на должность Генерального прокурора РФ Ильюшенко А.Н. Одновременно с представлением кандидатуры в Указе решается вопрос о том, что до назначения Генерального прокурора РФ исполнение его обязанностей возлагается на Ильюшенко А.Н.
25.04.1994 Совет Федерации выносит постановление, которым отклоняет по результатам тайного голосования представленную Президентом РФ кандидатуру Ильюшенко А.Н. для назначения на должность Генерального прокурора РФ и предлагает Президенту РФ в двухнедельный срок представить Совету Федерации новую кандидатуру для назначения на должность Генерального прокурора РФ. Президент РФ представляет ту же кандидатуру и 25.10.1994 Совет Федерации снова отклоняет ее по результатам тайного голосования.
Поскольку процедура повторного отклонения кандидатуры в законодательстве не имела правового решения, Ильюшенко А.Н. пробыл в статусе исполняющего обязанности до 08.10.1995 - до освобождения его от исполнения обязанностей Генерального прокурора РФ специальным Указом Президента РФ № 1027.
Аналогично складывалась ситуация и с исполнением обязанностей Председателя Центрального банка РФ.
1994 год. Указом Президента РФ от 14.10.1994 освобождается от должности Председателя Центрального банка РФ Геращенко В.В. С 18.10.1994 обязанности по этой должности были возложены на Парамонову Т.В. При этом в Указе Президента РФ от 18.10.1994 было четко указано - что исполнение обязанностей возлагается до назначения Председателя Центрального банка РФ Государственной Думой РФ. В статусе «исполняющей обязанности» Парамонова Т.В. пробыла до 08.11.1995.
Одними из самых заметных «и.о.» Ильюшенко А.Н. и Парамонова Т.В. стали по той причине, что законодательством предусмотрена сложная процедура назначения на должности Генерального прокурора РФ и Центрального банка РФ. Согласно Конституции РФ назначение на обе должности осуществляются коллегиальными органами по представлению Президента РФ: на первую - Советом Федерации, на вторую - Государственной Думой Федерального Собрания РФ. Президент РФ не уполномочен самостоятельно заполнять образовавшиеся вакансии (с точки зрения трудового права незамещенные должности являются вакансиями). При отклонении коллегиальным органом предложенной Президентом РФ кандидатуры ведомство или министерство оставалось без руководителя и фактически не могло осуществлять свою деятельность. Ввиду отсутствия в 1994-1995 годах правовых норм, определяющих механизм передачи руководства важнейшими ведомствами, решение этого вопроса взял на себя Президент РФ. Юристы и политики сложившуюся ситуацию называли способом узурпации власти, позволяющим проигнорировать полномочия других ветвей власти. К сожалению, этот прецедент не получил должной правовой оценки у судов. Все это и аналогичные действия по решению затруднительных ситуаций с назначением руководителей органов государственной власти и органов местного самоуправления стали образцами для коммерческих организаций и применяются ими без учета того, что назначение «и.о.» Председателя Правительства РФ, Генерального прокурора РФ, Центрального банка РФ и других VIP-лиц базируется на нормах специальных законов.
Между тем споры по кандидатуре на внезапно открывшуюся вакансию руководителя организации вынуждают учредителей (участников) коммерческих организаций принимать решения о назначении «и.о.».
Ю.В. Голованова,
г. Москва
При возникновении конфликтов по кандидатуре руководителя организации решение о назначении «и.о.» принимается тем органом, который в соответствии с учредительными документами уполномочен избирать единоличный исполнительный орган. В соответствии со статьей 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. на 21.03.2002) решение этого вопроса отнесено к компетенции общего собрания участников. Решение общего собрания участников о назначении «и.о.», выраженное в протоколе , уже подтверждает полномочия первого заместителя руководителя организации. Выпуска специального приказа по кадрам в такой ситуации не требуется, тем более, что правом издания приказов обладает только единоличный исполнительный орган, которого в такой ситуации нет. Решение общего собрания участников не может быть принято без согласия работника, которого назначают «и.о.», а последнее должно быть получено, во-первых, по факту назначения, во-вторых, по срокам, в-третьих, по оплате труда.
Споры по кандидатуре единоличного исполнительного органа должны быть решены уполномоченным органом. На вопрос отдела кадров, «сколько зам. может быть и.о.?» ответ должен следовать из решения общего собрания участников - как минимум, в нем должен быть пункт о том, что заместитель назначается исполняющим обязанности до избрания единоличного исполнительного органа на следующем (очередном или внеочередном) общем собрании участников. Сложившаяся ситуация должна послужить уроком для участников общества и заставить задуматься о внесении в устав общества дополнительных положений, касающихся процедуры назначения временного единоличного исполнительного органа. Кстати, в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. на 27.02.2003) этот вопрос урегулирован надлежащим образом. Согласно пункту 4 статьи 69 этого федерального закона:
|
общее собрание акционеров, если образование исполнительных органов не отнесено уставом общества к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, вправе в любое время принять решение о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора). В случае, если образование исполнительных органов отнесено уставом общества к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, он вправе в любое время принять решение о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и об образовании новых исполнительных органов; |
|
|
в случае, если образование исполнительных органов осуществляется общим собранием акционеров, уставом общества может быть предусмотрено право совета директоров (наблюдательного совета) общества принять решение о приостановлении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора). Одновременно с указанным решением совет директоров (наблюдательный совет) общества обязан принять решение об образовании временного единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и о проведении внеочередного общего собрания акционеров для решения вопроса о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и об образовании нового единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора); |
|
|
в случае, если образование исполнительных органов осуществляется общим собранием акционеров и единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) не может исполнять свои обязанности, совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе принять решение об образовании временного единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и о проведении внеочередного общего собрания акционеров для решения вопроса о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и об образовании нового исполнительного органа общества. |
Временное заместительство. Согласно пункту 2 Разъяснения «О порядке оплаты временного заместительства» (утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 (с учетом определения Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 11.03.2003) назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в контексте юридического лица таким вышестоящим органом является общее собрание участников (акционеров), совет директоров, др.). В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность, а последний - в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. Понятно, что эти нормы в отношении исполняющего обязанности руководителя организации применены быть не могут и ориентированы на другие категории персонала.
Совмещение обязанностей. Возложение обязанностей по вакантной должности руководителя организации на условиях совмещения должностей (то есть выполнения работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой должности, на одном и том же предприятии в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня) также неприменимо, поскольку в постановлении Совета Министров СССР от 04.12.1981 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (с учетом определения Кассационной коллегии Верховного суда РФ от 25.03.2003) фактически содержится запрет на совмещение должностей руководителем организации и его заместителей.
Остается перевод на вакантную должность. В принципе, именно как перевод трактовалось возложение обязанностей по вакантной должности тем же Разъяснением «О порядке оплаты временного заместительства» в редакции 1965 года: «Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не считается временным заместительством. Такое назначение является переводом на другую работу с согласия работника, поэтому освобождение от должности, по которой он исполняет обязанности, может иметь место лишь в случаях, предусмотренных законодательством. Если работник назначен исполняющим обязанности по должности, замещение которой требует согласования с вышестоящей организацией, то освобождение его от этой должности, в случае неутверждения вышестоящей организацией, должно быть произведено с предоставлением работы по квалификации и оплате не ниже той, которую работник выполнял до перевода. При назначении работника, в том числе штатного заместителя (помощника) или главного инженера, исполняющим обязанности по вакантной должности, оплата труда производится по этой должности». В 1986 году это положение было пересмотрено и новая редакция пункта 2 Разъяснения стала предусматривать прямой запрет на возложение обязанностей по вакантной должности (см. выше). А ведь именно с 1965 года и ведет свой отсчет «и.о.» - работник, на которого возлагалось исполнение обязанностей по вакантной должности, до утверждения его вышестоящим органом именовался «и.о.».
Но и с переводом не все так просто, как кажется на первый взгляд. Согласно пункту 12 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.12.1992 № 16 «О некоторых вопросах применения судами Российской Федерации законодательства при разрешении трудовых споров» (с изм. на 21.11.2000) временный перевод работника без его согласия для замещения отсутствующего работника возможен в случаях, когда его отсутствие вызвано болезнью, нахождением в отпуске, в командировке и другими подобными причинами. Временный перевод на работу по вакантной должности допустим лишь с согласия работника, кроме случаев, когда такой перевод обусловлен производственной необходимостью. Следовательно, вопрос с назначением временного единоличного исполнительного органа организации из числа работников организации действительно можно решить посредством перевода, осуществляемого по правилам статьи 74, которая позволяет квалифицировать ситуацию с вакансией руководителя организации как производственную необходимость. При этом гарантии в связи с временным переводом являются одним из важнейших условий - после избрания руководителя организации работнику, указанному в вопросе читателя, должна быть предоставлена должность, которую он занимал до назначения его «и.о.», то есть должность первого заместителя руководителя организации.
Несмотря на вышеизложенное, учредители предпочитают назначать «и.о.» на условиях временного заместительства с выплатой разницы в окладах либо на условиях совмещения должностей с соответствующей доплатой. При этом положения названных Разъяснения «О порядке оплаты временного заместительства» и постановления «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» игнорируются либо осознанно, либо по незнанию.
Поскольку, как уже не раз отмечалось, назначение исполняющего обязанности руководителя организации находится на «стыке» двух отраслей - законодательства о юридических лицах и трудового законодательства - учредителям (участникам) организации крайне желательно решить его в учредительных документах.
Иные вакансии
А. Соловьева,
г. Советский, Тюменская обл.,
Ханты-Мансийский автономный округ
Ответ на этот вопрос содержится в уже неоднократно упоминавшемся Разъяснении Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». В нем прямо сказано, что назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается . Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия работника на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах.
|
В случае неутверждения в должности работника, принятого руководителем не из числа работников данного предприятия, учреждения, организации, ему должна быть предложена другая работа с учетом квалификации, опыта работы. При отсутствии соответствующей работы или отказа от предложения, он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон. |
|
|
В случае неутверждения в должности работника, выдвинутого на руководящую должность из числа резерва данного предприятия, учреждения, организации, ему должна быть предоставлена работа по квалификации и оплате не ниже той, которую он выполнял до назначения на новую должность. |
Из Разъяснения следует, что назначение «исполняющим обязанности начальника отдела» возможно только в том случае, если назначение на должность начальника отдела производится вышестоящим над руководителем организации органом управления.
Согласно статье 19 Трудового кодекса РФ трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате назначения на должность или утверждения в должности в случаях, предусмотренных законом, иным нормативным правовым актом или уставом (положением) организации. Данной нормой учредителям (участникам) организации целесообразно воспользоваться при определении в уставе порядка назначения или утверждения руководящих работников по ключевым позициям (например, главного бухгалтера, первого заместителя организации, заместителя руководителя организации по финансам и т.д.).
Срок «и.о.» также определен Разъяснением - 2 месяца (1 месяц с момента назначения «и.о.») отводится руководителю организации для представления в вышестоящий орган управления документов для назначения работника на должность и 1 месяц (с момента получения документов) дается вышестоящему органу для принятия решения по кандидатуре и сообщения руководителю организации о результатах).
О назначении исполняющим обязанности по вакантной должности издается соответствующий приказ (примерный образец приводится в разделе «БУМАГИ» - стр. 84).
Если уставом (положением) организации не предусмотрено назначение на должность вышестоящим органом, применение норм Разъяснения затруднительно. Однако они продолжают применяться в силу статьи 423 Трудового кодекса РФ, согласно которой, впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с настоящим Кодексом законы и иные правовые акты Российской Федерации, а также законодательные акты бывшего Союза ССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, постановлением Верховного Совета РСФСР от 12.12.1991 № 2014-I «О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств», применяются постольку, поскольку они не противоречат настоящему Кодексу.
Вместе с тем работодатель не лишен инструментов заполнения вакансии - от временного перевода на должность до приема нового работника с соблюдением вышеизложенных условий. Причем, если вакансия длительное время не заполняется из-за отсутствия подходящей кандидатуры, работодатель может воспользоваться своим правом на установление испытания при приеме на работу (при заключении трудового договора) и путем такого правомерного поиска найти нужного работника.
Временный перевод на вакантную должность можно обосновать производственной необходимостью. Отсутствие работника, который должен осуществлять руководство определенным направлением работы организации или ключевым структурным подразделением, может привести к простою, т.е. как следует из части первой статьи 74 Трудового кодекса РФ - временной приостановки работы по причинам организационного характера.
При отсутствии работника в течение продолжительного периода времени - отпуска, болезни, командировки для выполнения его работы назначается исполняющий обязанности. Каким образом оформить выполнение дополнительной работы, зависит от того, какие полномочия необходимо передать, на какой срок, можно ли совместить их с основной работой.
Как оформить исполняющего обязанности
Законодательством предусмотрено несколько вариантов оформления работника, выполняющего помимо основной работы обязанности по другой должности.
Но до оформления необходимо определить круг передаваемых полномочий, получить согласие работника, который будет замещать отсутствующего, определить размер платы за выполнение дополнительных обязанностей.
В зависимости от того, какой вариант будет избран, и производится оформление по одному из вариантов:
- Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ)
- Внутреннее совместительство (ст. 282 ТК РФ)
- Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ)
При этом надо отметить, что согласно п. 2 Разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» назначение временно исполняющего обязанности на вакантную должность не допускается, то есть речь может идти только о тех ситуациях, когда конкретный работник отсутствует по уважительным причинам.
Законодательных требований в отношении того, какой объем работы может быть передан, также не существует. Это решается в каждой ситуации руководителем и согласовывается с работником.
Организация может заранее предусмотреть порядок замены ключевых должностей и установить обязанности в должностных инструкциях. И в таком случае возникает вопрос, надо ли издавать приказ, оплачивать работу, ведь работник, подписывая должностную инструкцию, согласился с тем, что это входит в круг его обязанностей. Но существует позиция, что указание в должностной инструкции - это предварительная договоренность, то есть готовность работника выполнить определенные задачи в случае поручения. А для того, чтобы определить конкретный объем и срок, необходимо оформление дополнительных документов
Совмещение
Очень часто при необходимости заменить работника, особенно на короткий срок отсутствия, оформляется совмещение по правилам ст. 60.2 ТК РФ . Это удобно тем, что работа выполняется в течение рабочего времени, работник одновременно с основной работой выполняет возложенные на него дополнительные обязанности. Это удобно организационно - в зависимости от необходимости работник может переключиться и отвлечься на выполнение дополнительных обязанностей, при этом основная работа также должна быть выполнена.
При оформлении совмещения составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, издается приказ о том, что работник исполняет обязанности, с указанием периода замещения и оплаты. При этом оплата может быть как в процентном выражении от оклада, так и в твердой сумме. Размер доплаты ВРИО необходимо указать в дополнительном соглашении и приказе.
Внутреннее совместительство
Принципиальное отличие совместительства в том, что работа должна выполняться за пределами основного рабочего времени. Это удобно, если можно четко отделить время работы по своей должности от дополнительной работы. Однако внутреннее совместительство имеет ряд особенностей, которые регулируются гл. 44 ТК РФ .
В первую очередь необходимо заключить отдельный трудовой договор, это может быть и срочный договор.
Важное условие трудового договора — время дополнительной работы, которое должно составлять не более 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ). Это означает, что необходимо учитывать отработанное время и не допускать превышения. Оплата работы также должна быть установлена в трудовом договоре по совместительству исходя из отработанного времени, объемов или иных показателей.
По желанию работника запись о совместительстве может быть внесена в трудовую книжку.
Временный перевод
Если работник будет отсутствовать длительный срок, то можно оформить временный перевод. Отличие от других вариантов в том, что работник не будет выполнять основную работу, а полностью переключится на замещаемую. Для оформления перевода необходимо будет заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, оплата производится согласно окладу, полагающемуся в новой должности. Досрочно расторгнуть соглашение можно будет только по соглашению сторон.
